相紙照片的整理按現(xiàn)行國家標準《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821一2002）的規(guī)定，應以有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務為原則。照片檔案的底片可單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。
（1）整理按單張或組（若干張有聯(lián)系的照片）進行。
（2）照片放置在照片檔案袋中或固定在芯頁上，底片裝入半透明中性紙袋后再袋裝或固定在芯頁。
（3）照片檔案袋、芯頁應填寫題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明等內容。
①題名簡明概括、準確反映照片的基本內容，可包括人物、時間、地點、事由等要素。
②照片號按照片保管單位制定的編目、分類法則進行編制；若采用照片、底片合一編號法，可不填寫底片號。
③底片號按底片保管單位制定的編目、分類法則進行編制；沒有底片的，可不填寫。
④參見號填寫與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。
⑤時間填寫照片的拍攝時間。
⑥攝影者填寫個人姓名，必要時可加寫單位。
⑦文字說明綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或對題名未及內容作出補充。
（4）相紙照片的分類組卷
①按專題-事項或工程項目進行分類組卷；
②按年度事項或工程項目進行分類組卷；
③按單張或組（若干張有聯(lián)系的）進行分類組卷。
（5）冊內、卷內目錄的編制
①冊內、卷內照片目錄由照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注等項目組成；
②冊內、卷內目錄的條目按照片號排序；
③冊內、卷內目錄位于冊內最前面。
（1）數(shù)碼照片的整理可按專題一年度、事項一年度、工程項目一年度，或按年度一專題、年度一事項、年度一工程項目等建立分類方案，設置文件夾；每個文件夾下可以按具體的需要設置多級文件夾，最低一級文件內存放一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片。
（2）對同一文件夾內的下一級文件夾可按專題、事項、工程項目或年度編號，并以序號加題名作為文件夾名稱。
（3）最低一級文件夾內的數(shù)碼照片按形成的先后順序進行重新編號，并以序號加照片題名作為文件名稱。
（4）數(shù)碼照片歸檔時按年度刻制光盤，每張光盤中應編制文件夾目錄、文件夾內照片目錄、光盤說明文件。光盤說明文件應說明本光盤保存的內容、照片數(shù)量、密級、制作日期、制作者、光盤類型（CD-R、DVD）、光盤編號等。
（1）錄音、錄像檔案以一卷（盒）為一個保管單位。
（2）每一個保管單位加以必要的文字說明，并與檔案載體一同放在聲像案保管單位內；文字說明包括：檔號、題名、責任者（錄制單位或個人）、錄制時間、密級、保管期限等內容。
(3)每一個保管單位內以單個專題片或每段錄像素材、每段錄音等為單位，填寫卷內文件目錄。
(4)卷內文件目錄包括序號、責任者、內容、長度、地點、時間：
①序號填寫盤內單份錄音、錄像文件的排列順序號；
②責任者填寫盤內單份錄音、錄像文件的錄制者（單位）；
③內容填寫盤內單份錄音、錄像文件的內容名稱；
④長度填寫該分鏡頭或錄音文件的時間長度；
⑤時間填寫盤內各項內容的拍攝時間；
⑥位置填寫該項內容在盤中的具體位置，以分、秒、幀表示；
⑦地點填寫錄像文件的拍攝地點。
（1）照片檔案以照片的自然張或若干張（一組）為單位進行著錄。照片檔案的著錄項目應包括題名、照片號、底片號、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內張數(shù)、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。
（2）組合照片的著錄
①以一組照片為單位著錄時，題名應根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。
②以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。
聲像檔案的保管在前面章節(jié)里做過介紹，庫房環(huán)境和溫、濕度控制一定要按規(guī)范要求進行。除此之外，聲像檔案入庫前應進行檢查，對已被污損的，應進行必要的技術處理。錄音、錄像帶、光盤等均應豎放在專用防磁柜內。長期保存且不常用的錄音、錄像帶要做到定期檢查和重繞。照片檔案定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有發(fā)黃、發(fā)霉、變質等現(xiàn)象，及時采取措施加以補救。珍貴的或經(jīng)常使用的錄音、錄像檔案以及錄像專題片，實行兩套制保管，一套長期保管，另一套提供利用。
