本文件確立了檔案征集的基本原則、范圍和標準，規(guī)定了檔案征集工作組織、程序的要求。本文件適用于各級國家檔案館，其他檔案機構參照使用。檔案館按照有關規(guī)定收集散存檔案（3.2）、散失檔案（3.3）和其他有關文獻的活動。[來源：DA/T 1-2000，3.1.4，有修改]3.3 散失檔案 removed archives從原形成國家（地區(qū)）散失到國（境）外的檔案。利用復印、拓印、翻錄、翻拍、縮微攝影、拷貝、復寫、印刷、仿真、數(shù)字化等技術和方法制作內容與原件相同的復制品的行為。[來源：DA/T 1-2000，8.23，有修改]對檔案的真?zhèn)?、價值、價格等進行判定評估的過程。3.8 委托征集 entrusted acquisition檔案館以合同方式將具體征集業(yè)務委托給其他具有相應能力和條件的機構的行為。依法依規(guī)開展散存檔案、散失檔案征集工作，保障檔案安全、維護各方合法權益，是做好檔案征集工作的前提。檔案征集工作涉及的法律法規(guī)包括《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國著作權法》。優(yōu)先征集檔案原件；對不具備征集檔案原件條件的，可征集檔案的復制件。鼓勵檔案所有者向檔案館捐獻檔案；對具有較高保存價值的檔案，經協(xié)商檔案所有者愿意出售的，可依法依規(guī)進行購買。既開展一般性常規(guī)征集工作，又針對館藏缺失和工作需要，開展重點征集工作。凡與本行政區(qū)相關的各個歷史時期政權機構、社會組織、著名人物形成的檔案，具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價值的檔案均可列入征集范圍，包括但不限于：——記錄中國共產黨發(fā)展歷程中的組織和重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；——記錄中華人民共和國成立以來的重大活動、重要事件、重要成就、著名人物等具有重要價值的檔案；——記錄中華人民共和國成立以前的重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；——記錄維護國家主權和領土完整的具有重要價值的檔案；——記錄民主黨派、社會團體的重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；——記錄華人、華僑、國際友人等具有重要價值的檔案；——記錄當代經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明等具有重要價值的檔案；——記錄地方歷史、特色文化、民族藝術、地方民俗的檔案；6.1 征集的檔案，應至少具有憑證價值、參考價值、研究價值、文化傳承價值中的一方面價值。 6.2 征集的檔案，應考慮其稀缺性、代表性以及與館藏檔案的相關性。6.3 征集的檔案，應來源合法、真實可靠、權屬明確。成立檔案征集部門或指定內設部門（以下簡稱征集部門）承擔檔案征集的職責，開展日常檔案征集工作。應從檔案、圖書、歷史、文博工作及其他相關領域聘請有鑒定評估工作經驗的專家組建征集檔案鑒定專家?guī)?，根據征集檔案特點選取相關專家組成檔案鑒定專家組，開展具體鑒定評估工作。著眼于檔案館自身定位、館藏實際和檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，編制征集工作總體規(guī)劃或中長期規(guī)劃；制定年度征集計劃或工作方案，規(guī)范有序開展征集工作。征集工作中所需的鑒定、購買、差旅、會議、獎勵等費用納入檔案館年度預算安排。開展專題征集的，可視情況向社會發(fā)布征集公告，廣泛尋找征集線索。調查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況，對征集檔案的來源、權屬以及是否符合征集范圍等情況作出結論。組織不少于3名相應專業(yè)領域的專家，對征集檔案的真?zhèn)?、價值及估價進行鑒定評估，出具明確、一致的專家鑒定意見書（見附錄A）征集部門根據專家鑒定意見書編制接受捐獻方案，提交館務會（或館長辦公會，下同）批準。方案應包含：接受捐獻檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況、著作權（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權的情形）、捐獻者身份、意愿及特殊約定等。組成不少于3人的工作小組，與捐獻者就接受捐獻檔案的利用、公布等事項進行談判與協(xié)商，包括但不限于是否存在不宜向社會公開的內容或明確限制他人使用的內容等，達成一致后確定征集意向。征集部門對接受捐獻事項形成決策意見建議，提交主要負責人或館務會批準。與接受捐獻者簽訂檔案接受捐獻協(xié)議，核對檔案數(shù)量，明確征集檔案的所有權和處置權，明確捐獻者的其他特殊約定；填寫《接受捐獻檔案登記表》（見附錄B），清點登記入庫。國家檔案館應當根據捐獻者意愿舉行捐獻儀式，頒發(fā)捐獻證書；或以適當方式表揚或獎勵。征集部門按照專家鑒定意見書的估價，參考本館征集同類檔案價格和其他檔案館、博物館征集購買的價格，提出征集檔案估價建議，并以此為基礎編制征集工作方案提交館務會批準。方案應包含：購買檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況、著作權（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權的情形）估價、出售者身份、特殊約定、經費預算等。組成不少于3人的工作小組與檔案所有者洽商，洽商以征集檔案估價為上限，達成一致后確定征集意向。檔案所有者委托拍賣的，檔案館參與競拍的價格以征集檔案估價為上限。召開館務會，對談判與協(xié)商結果進行集體研究審議，形成征集決策意見。征集部門起草購買合同文本，核對檔案數(shù)量，明確征集檔案的所有權和處置權，明確價款、稅費、交付期限及方式等，并進行法律審查；簽訂購買合同；按合同支付費用，填寫《購買檔案登記表》（見附錄C），清點驗收，登記入庫。通過拍賣方式取得的，依據拍賣的相關規(guī)定執(zhí)行。通過委托方式代為征集的，應遵守政府采購相關規(guī)定，選擇具有相應業(yè)務能力和相關工作經驗的被委托方征集，與其簽訂委托征集協(xié)議，在征集檔案范圍、類別、鑒定、審批、協(xié)議或合同簽訂、資金支付、移交等方面明確責任與義務。具體按照8.1~8.4規(guī)定的程序執(zhí)行，征集部門應對被委托方的征集工作進行監(jiān)督。征集進館的散存檔案、散失檔案驗收入庫后，應盡快完成整理編目等工作。
征集部門應將專家鑒定意見書、捐獻協(xié)議、購買合同、委托征集協(xié)議、檔案登記表、征集成果照片、征集檔案目錄、捐獻或出售檔案者的情況資料、館務會會議紀要以及在征集過程中產生的其他資料及時歸檔。征集檔案的開放與利用，在遵守國家有關檔案開放與利用相關規(guī)定的基礎上，捐獻協(xié)議或購買合同中有特殊約定的，應按照特殊約定辦理。
以下內容為《檔案征集工作規(guī)范》解讀。
《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96—2023，以下簡稱《規(guī)范》）立足于各級檔案館檔案征集工作實踐，參考了相關行業(yè)征集工作的流程，對征集工作的原則、標準、范圍、程序等內容進行了明確?！兑?guī)范》由國家檔案局于2023年5月29日發(fā)布，2023年12月1日起正式實施。
2020年，《規(guī)范》制定工作被列入檔案行業(yè)標準制修訂項目計劃，由國家檔案局檔案館（室）業(yè)務指導司、云南省檔案局聯(lián)合起草。起草小組通過實地查看、電話調研等方式調研了全國多家檔案館，依據新修訂的檔案法的相關規(guī)定和征集工作實踐情況，確定《規(guī)范》的內容和結構，形成標準草稿。2022年5月，標準草稿公開征求意見，檔案部門高度重視，得到反饋修改意見92條。標準起草小組經認真研究分析，采納吸收了42條意見，形成送審稿。2022年6月底，標準起草小組召開《規(guī)范》專家預評審會，根據審議意見作了進一步修改。2022年7月，《規(guī)范》通過全國檔案工作標準化技術委員會審查，經國家檔案局批準發(fā)布。新修訂的檔案法第十七條規(guī)定，檔案館除按照國家有關規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案；第二十二條規(guī)定，“非國有企業(yè)、社會服務機構等單位和個人形成的檔案，……可以協(xié)商指定檔案館代管，必要時可以依法收購或者征購”“向國家捐獻重要、珍貴檔案的，國家檔案館應當按照國家有關規(guī)定給予獎勵”，這些為檔案征集工作的依法規(guī)范開展提供了法律依據。
同時，制定《規(guī)范》是適應經濟社會發(fā)展形勢，也是進一步豐富館藏檔案內容，完善館藏檔案結構的內在要求。近年來，各級國家檔案館不斷加大檔案征集工作力度，開展了形式多樣的征集工作，征集到許多珍貴的檔案資料。如中國第二歷史檔案館接收了記錄南京大屠殺的珍貴檔案《拉貝日記》，北京市檔案館在官方歸集北京奧運會和冬奧會檔案的同時，還廣泛征集雙奧的民間記錄，豐富了雙奧之城檔案。許多檔案館開展紅色檔案、城市記憶、老照片等征集工作，得到社會各方面積極響應。但由于征集工作缺少統(tǒng)一標準，在具體實踐中，各地檔案部門對檔案征集的范圍、途徑、方式和程序等方面理解和把握尺度不盡相同，有的還相互矛盾，給檔案的權屬和未來開放利用帶來隱患。實踐中，有的檔案館甚至將大量與檔案館定位不盡相符的檔案征集進館，造成資源的極大浪費。鑒此，對檔案征集工作進行規(guī)范，制定出臺征集工作行業(yè)標準，以保證征集檔案的客觀真實屬性和開放利用的價值，已成為檔案部門共識。此外，目前已發(fā)布的檔案行業(yè)標準中，檔案技術類的標準偏多，管理和服務類的標準偏少?！兑?guī)范》的制定是檔案管理服務類標準化工作的有益嘗試，是傳統(tǒng)技術規(guī)范類標準轉向程序規(guī)范類標準的有益探索。為推動檔案征集工作健康有序開展，為征集工作提供工作指南和程序指導，是編寫《規(guī)范》應有之義。標準立足于各級國家檔案館檔案征集工作實踐，參考了相關行業(yè)征集工作的流程，對征集工作的原則、標準、范圍、程序等內容進行了明確。
標準包含9章和3個規(guī)范性附錄：范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、征集工作基本原則、征集范圍、征集標準、征集工作組織、征集工作程序、征集檔案的開放與利用，以及專家鑒定意見書、接受捐獻檔案登記表和購買檔案登記表3個規(guī)范性附錄。確定了檔案征集工作的基本原則。
（1）依法依規(guī)原則
按照國家有關法律、法規(guī)開展檔案征集工作，保障維護檔案館、檔案捐獻者和檔案出售者的合法權益，這是檔案征集工作必須遵循的首要原則。一般說來，需征集的檔案受客觀條件影響，其權屬如所有權、著作權等往往具有多重性、復雜性等特點，這就要求檔案館在征集時要特別關注其來源、權屬等信息，保證征集手續(xù)完備準確，征集過程依法依規(guī)，否則將有可能因權責不明、權屬不清造成糾紛，給檔案館未來工作帶來被動。
（2）檔案原件優(yōu)先原則
征集工作中可以征集到原件的，優(yōu)先征集原件。毋庸置疑，檔案原件的價值遠高于復制或復印件，只有當征集檔案原件的條件不具備時，比如國外征集檔案無法征集原件的，可考慮征集檔案復制件。但征集工作一定要防止出現(xiàn)大量征集復制件或原件與復制件不加區(qū)分地收集等情況，畢竟檔案館的設備設施如庫房、恒溫恒濕的保管條件的維護等是大量資金的投入，也是非常寶貴的資源，不能占據寶貴的資源大量保存檔案復制件。
（3）接受捐獻優(yōu)先原則
檔案工作是公益性事業(yè)，受資金等方面的制約，不能將購買作為征集的主要方式補充館藏資源。實踐中，檔案館館藏的具有較高保存和研究價值的歷史檔案，很多是通過接受捐獻收集的。對于捐獻者，應當根據其意愿舉行捐獻儀式，頒發(fā)捐獻證書；或以適當方式表揚或獎勵。
（4）常規(guī)征集與重點征集相結合
常規(guī)征集與重點征集是征集工作不同的方面。常規(guī)征集是國家檔案館的一般性日常工作，重點征集是針對館藏缺失和工作需要而開展的工作。
凡與本行政區(qū)相關的各個歷史時期政權機構、社會組織、著名人物形成的檔案、具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價值等11大類檔案均可列入征集范圍，為征集工作實踐提供參考依據。各地檔案館要充分考慮本館館藏檔案的實際需要、結合未來本地區(qū)開發(fā)利用工作的預判，有效開展征集工作，真正將與本行政區(qū)相關的散存和散失的檔案征集進館，避免盲目征集、多頭征集和低端重復的反復征集。征集檔案的標準，首先，是具備憑證價值、參考價值、研究價值和文化傳承價值中的至少一方面價值；其次，是與本館館藏檔案的相關性。缺少相關性，征集進館意義缺失，開放利用針對性不強，勢必造成各種資源浪費；第三，來源清晰，合法可靠，權屬明確。如果檔案來源不明，權屬不清，不能服務檔案館今后的開放與利用，這種檔案不能予以征集。
在具體的檔案征集工作展開之前，征集工作組織應該是健全的。首先，有明確的征集部門。承擔檔案征集的職責，能夠開展日常檔案征集工作。其次，有穩(wěn)定的專家隊伍。具備檔案、圖書、歷史、文博工作及相關領域的鑒定專家隊伍，能夠為征集工作的開展提供智力支撐。再次，有切合實際的征集規(guī)劃。檔案館應當要著眼于自身定位、館藏實際，對征集工作作出總體規(guī)劃，并以此制定年度征集計劃，保證規(guī)范有序開展征集工作。征集工作按照征集調查、鑒定評估、確定征集方式和完成征集等程序開展，每一環(huán)節(jié)都要存檔記錄，方便日后備查。征集部門在征集線索明確后，要認真核查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度、保管情況及其合法性；同時組織專家鑒定，對其真?zhèn)?、價值及估價進行鑒定評估。鑒定評估是征集工作的重要環(huán)節(jié)，尤其在以捐獻方式接受檔案時，通過此程序可以避免無序征集等情況的發(fā)生。同時，檔案價值鑒定需要引進智力資源，通過專家組評審形式進行綜合研判，并出具明確、一致的專家鑒定意見書。鑒定評估完成后，征集工作按接受捐獻、購買和委托征集三種不同方式進行了具體描述。標準編寫組認為，無論采取何種方式，務必與捐獻者或出售者進行充分溝通與談判，明確捐獻或購買檔案的權屬、利用和公布等具體事項，明確捐獻或出售的相關工作方案；務必發(fā)揮各級檔案館議事決策機構的作用，確保征集工作有序規(guī)范運行；務必留存好各個環(huán)節(jié)的工作記錄。征集檔案的開放與利用，應該符合相關法律規(guī)定，如果購買合同或捐獻協(xié)議中對檔案的開放與利用有特殊約定的，一定要與捐獻者或出售者進行充分的溝通，應從其雙方特殊約定，維護各方合法權益。
值得注意的是，如果捐獻者或出售者對于檔案的開發(fā)利用提出苛刻要求，影響檔案館公眾服務職能發(fā)揮，可以不征集相關檔案。
