檔案移交是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其規(guī)定和要求涉及諸多方面，旨在確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及有效利用。以下將從移交主體、時間要求、內(nèi)容范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、手續(xù)流程等方面詳細(xì)闡述。

機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織：依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十五條，這些主體應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。這是法定的責(zé)任與義務(wù)，體現(xiàn)了檔案資源國家管理的原則。

特定組織機構(gòu)檔案的接收：各級綜合檔案館依法接收本級一系列組織機構(gòu)的檔案，包括中國共產(chǎn)黨委員會及所屬各部門、人民代表大會及其常設(shè)機構(gòu)、人民政府及其所屬各部門和單位、人民政協(xié)及其常設(shè)機構(gòu)等。此外，各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構(gòu)的下屬單位和臨時機構(gòu)的檔案，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構(gòu)形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍。

流動人員人事檔案的管理：中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門印發(fā)的《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》明確，流動人員人事檔案在機關(guān)、國有企事業(yè)單位和檔案管理服務(wù)機構(gòu)之間可直接辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。機關(guān)、國有企事業(yè)單位必須憑檔案管理服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)材料，方可接收流動人員人事檔案。當(dāng)流動人員死亡5年后，其人事檔案按現(xiàn)行渠道移交或保管，對國家和社會有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物等人事檔案按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

一般檔案移交時間：屬于中央、省、市級檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年移交；屬于縣級檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年移交。這一規(guī)定為檔案移交提供了明確的時間節(jié)點，有利于檔案的有序管理與資源整合。

電子檔案移交時間：一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時間，涉密電子檔案移交時間另行規(guī)定。這考慮到電子檔案的特點及技術(shù)發(fā)展情況，給予了一定的靈活性。

特殊情況的移交時間：機關(guān)單位發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定立即向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

各類檔案實體：包括文書檔案、業(yè)務(wù)（專門）檔案、特種載體檔案（如照片、聲像、實物等）。

檔案數(shù)字化成果：隨著信息化發(fā)展，檔案數(shù)字化成果也需一并移交。如義烏市檔案館要求移交單位將文書、業(yè)務(wù)檔案及其數(shù)字化成果（硬盤保存）一同移交。數(shù)字化成果一般包括電子目錄（按卷整理的須有案卷目錄和卷內(nèi)目錄，按件整理的須有歸檔文件目錄）、檔案數(shù)字復(fù)制件（如雙層OFD和雙層PDF二種圖片格式）等。這有助于提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

相關(guān)附屬材料：除檔案本身及數(shù)字化成果外，還需移交一些相關(guān)附屬材料。如編制好的全宗介紹（內(nèi)容包括組織機構(gòu)變更情況，主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況，移交檔案的內(nèi)容概況，數(shù)量及數(shù)字化情況）、大事記、開放鑒定和解密鑒定意見等。這些材料有助于接收單位更好地了解檔案背景、內(nèi)容及管理情況。

檔案整理規(guī)范：檔案應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，并按規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)整理。如學(xué)校檔案移交時，要求統(tǒng)一牛皮紙封面封底，標(biāo)準(zhǔn)目錄，標(biāo)注頁碼（從目錄結(jié)束后有字頁右上角開始鉛筆標(biāo)），封底備考表標(biāo)注歸檔責(zé)任人。企業(yè)檔案整理也需遵循相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。

數(shù)字化成果質(zhì)量達(dá)標(biāo)：對所移交的檔案數(shù)字化成果質(zhì)量有嚴(yán)格要求。

電子檔案格式及元數(shù)據(jù)要求：電子檔案移交時，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一起移交。這些要求確保電子檔案的長期可讀性、完整性和真實性。

申請與計劃：當(dāng)?shù)氐木C合檔案館一般會在年初下達(dá)本年度的檔案接收計劃，接收計劃中所羅列的移交單位根據(jù)時間節(jié)點安排，向檔案館遞交檔案的移交申請，然后再按照相應(yīng)的流程進(jìn)行移交和接收檔案。對于沒有列入檔案館檔案接收計劃的，立檔單位的檔案達(dá)到應(yīng)移交的年限，應(yīng)當(dāng)主動征求檔案館意見，保留書面憑證，確定是立即移交還是暫緩移交。

檔案實體與數(shù)字化成果移交步驟：以義烏市為例，首先移交以硬盤形式保存的數(shù)字化成果一式兩套（含硬盤兩套）及紙質(zhì)《檔案移交接收流程單》1份，其中涉密檔案目錄和全文須按保密規(guī)定通過涉密載體移交。然后由檔案館對數(shù)字復(fù)制件質(zhì)量、字段著錄規(guī)范等進(jìn)行檢查，如存在問題的，將硬盤退回移交單位整改，整改完成后重新移交。檔案數(shù)字化成果檢查通過后，移交單位將檔案實體裝箱打包，向檔案館移交，同時移交檔案目錄、全宗介紹、大事記、開放鑒定和解密審核鑒定意見及附件、檔案數(shù)字化加工質(zhì)量檢查單、交接文據(jù)等材料。

流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞流程：根據(jù)流動人員或存檔單位申請，擬接收的檔案管理服務(wù)機構(gòu)向原檔案管理服務(wù)機構(gòu)或原工作單位開具轉(zhuǎn)檔手續(xù)材料。原檔案管理服務(wù)機構(gòu)或原工作單位接到轉(zhuǎn)檔手續(xù)材料后，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定審核檔案，對符合轉(zhuǎn)遞規(guī)定的，填寫材料目錄清單后嚴(yán)密包封，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，于15個工作日內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)當(dāng)通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞等給據(jù)郵件方式進(jìn)行。對曾屬于黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、機關(guān)公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理的機關(guān)（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，軍隊文職人員人事檔案的，應(yīng)當(dāng)通過機要通信或?qū)Ｈ怂腿》绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個人自帶檔案。接收流動人員人事檔案時實行告知承諾制，擬接收的檔案管理服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對照材料目錄清單認(rèn)真審核甄別，對缺少關(guān)鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補充材料；對缺少非關(guān)鍵材料的，應(yīng)當(dāng)采取先存后補方式予以接收，并督促指導(dǎo)流動人員補充相關(guān)缺失材料。接收流動人員人事檔案的管理服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原管理服務(wù)機構(gòu)或原工作單位。

電子檔案移交與接收流程：電子檔案移交的主要流程是組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟，可采用離線或在線方式進(jìn)行。離線移交一般采用光盤，需滿足一系列要求，如光盤符合歸檔要求、單個裝盒、按要求刻錄及檢測、標(biāo)注標(biāo)簽等。在線移交單位應(yīng)當(dāng)通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗，合格后方可移交。國家綜合檔案館接收電子檔案時，同樣要對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗，合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等后續(xù)工作，并將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等信息補充到電子檔案元數(shù)據(jù)中，對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗，對接收的電子檔案載體保存5年以上。

交接手續(xù)完備性：無論何種檔案移交，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對無誤，并在交接文據(jù)上簽字蓋章，一式兩份分別由雙方單位保存。這是確保檔案移交準(zhǔn)確性和責(zé)任明確性的重要措施，任何一方都需嚴(yán)格履行這一手續(xù)。

違反檔案移交規(guī)定將面臨相應(yīng)處罰。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責(zé)令改正而拒不改正的，由縣級以上檔案主管部門、有關(guān)機關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分”；《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》規(guī)定，拒不按照國家規(guī)定向指定的國家檔案館移交檔案的，對有關(guān)責(zé)任人員，給予警告或者記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職處分。這些處罰措施旨在強化檔案移交工作的嚴(yán)肅性，保障檔案工作依法依規(guī)開展。