（一）遵循分類方案

歸檔文件需在分類方案的最低一級類目內(nèi)展開排列。

（二）事由結(jié)合時間

同一事由集中排列：事由可理解為具體事項、問題或緊密相連的工作流程等。將同一事由產(chǎn)生的文件集中放置，能充分體現(xiàn)文件間的有機聯(lián)系。如一次會議從籌備、召開到后續(xù)總結(jié)的所有文件，或是一項工程從立項、施工到竣工的相關(guān)材料，均應(yīng)歸為一組排列。

事由內(nèi)按時間先后：在同一事由范疇內(nèi)，文件依據(jù)形成時間的先后順序排列，先形成的文件在前，后形成的文件緊隨其后。這有助于還原事務(wù)發(fā)展的時間脈絡(luò)，清晰展現(xiàn)事情的進展過程。

不同事由依時間或重要程度：不同事由的文件，可依據(jù)事由辦結(jié)時間的先后進行排列，先辦結(jié)的事由對應(yīng)的文件排在前面；也可根據(jù)事由的重要程度排序，重要性高的事由相關(guān)文件優(yōu)先排列。

（三）成套性文件特殊處理

會議文件、統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等成套性文件，因其系統(tǒng)性強、利用時需相互參照，可集中排列。以會議文件為例，一場會議可能包含會議通知、議程安排、參會人員名單、會議記錄、會議決議等多類文件，這些文件雖形成時間不一，但圍繞同一會議展開，集中排列能確保會議相關(guān)資料的完整性，方便后續(xù)對會議情況進行全面了解和研究。統(tǒng)計報表也是如此，一套完整的統(tǒng)計報表涵蓋不同時間段、不同指標(biāo)的數(shù)據(jù)，集中排列便于對比分析數(shù)據(jù)變化趨勢。

（一）區(qū)分年度和保管期限

首先，要明確將不同年度的文件嚴格分開，不能出現(xiàn)跨年混排的情況。同時，按照永久、30年、10年等不同保管期限，對同一年度內(nèi)的文件進行分類。

（二）按“同一問題”或“同一機構(gòu)”集中

以問題為導(dǎo)向：若以“問題”作為分類維度，如單位內(nèi)部將工作劃分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)開展等不同問題領(lǐng)域，那么在每個保管期限類別下，將涉及同一問題的文件集中排列。以黨群工作為例，在永久保管期限的文件中，把關(guān)于黨組織建設(shè)、黨員發(fā)展、黨內(nèi)活動等所有與黨群工作相關(guān)的文件整理在一起，形成一個有序的子集，便于對特定問題領(lǐng)域的文件進行集中管理和查詢。

以機構(gòu)為依據(jù)：若按“機構(gòu)”分類，在同一保管期限內(nèi)，將同一機構(gòu)產(chǎn)生或處理的文件歸攏。例如，辦公室形成的所有文件，包括通知、報告、會議紀(jì)要等，無論其內(nèi)容涉及行政協(xié)調(diào)、后勤保障還是其他方面，都集中排列；業(yè)務(wù)部門的文件也同樣按照機構(gòu)進行集中，突出文件來源的機構(gòu)屬性，方便從機構(gòu)角度快速定位和查找相關(guān)文件。

（三）排列不同事由的文件

按辦結(jié)時間排序：在“同一問題”或“同一機構(gòu)”的框架下，對于不同事由的文件，可依據(jù)事由的辦結(jié)時間先后進行排列。

按重要程度排列：也可根據(jù)事由的重要程度來排列不同事由的文件。將單位的核心業(yè)務(wù)、重要決策等相關(guān)事由的文件放在前列，一般性事務(wù)的文件排在后面。例如，某企業(yè)在進行戰(zhàn)略規(guī)劃調(diào)整和日常辦公用品采購兩項工作時，戰(zhàn)略規(guī)劃調(diào)整涉及企業(yè)未來發(fā)展方向，重要性高，其相關(guān)文件應(yīng)優(yōu)先排列，而辦公用品采購文件相對重要性較低，排在其后，突出重要文件的優(yōu)先地位，方便管理者和使用者快速關(guān)注關(guān)鍵事務(wù)的文件資料。

（四）排列同一事由的文件

時間順序法：同一事由內(nèi)的文件，按形成時間先后排序是最常用的方法。比如，在籌備一場活動時，活動策劃方案最先形成，接著是活動預(yù)算申請，然后是活動宣傳資料的制作文件等，這些文件按照各自形成的時間依次排列，能夠清晰呈現(xiàn)活動籌備工作逐步推進的過程，方便了解整個活動從構(gòu)思到準(zhǔn)備實施的每一個環(huán)節(jié)。

重要程度法：根據(jù)文件在同一事由中的重要程度排列，將核心文件、關(guān)鍵決策文件置于前面，輔助性、過程性文件排在后面。

（五）串聯(lián)合并

完成上述各步驟后，需將所有排列好的文件子集進行合并串聯(lián)。若按“問題”分類，按照黨群、行政、業(yè)務(wù)等問題的邏輯順序依次連接各個子集；若按“機構(gòu)”分類，則依據(jù)辦公室、綜合處、業(yè)務(wù)處等機構(gòu)設(shè)置順序，將不同機構(gòu)的文件集合依次排列，形成一個完整、系統(tǒng)的歸檔文件序列，涵蓋單位所有方面的文件資料，為全面、系統(tǒng)地查閱和利用檔案奠定基礎(chǔ)。

（一）保持一致性

在整個歸檔文件排列過程中，務(wù)必保持排列規(guī)則的一致性。從年度區(qū)分、保管期限劃分，到事由界定、文件排序，都要遵循預(yù)先確定的原則和方法。不能在一部分文件中按辦結(jié)時間排列不同事由文件，而在另一部分中又按重要程度排列，否則會導(dǎo)致檔案排列混亂，嚴重影響后續(xù)的檢索和利用效率。

（二）合理界定事由

事由的界定要合理且具有邏輯性。既不能過于寬泛，將多種關(guān)聯(lián)性不強的事務(wù)籠統(tǒng)歸為一個事由，導(dǎo)致文件集合過于龐雜，難以查找；也不能過于細化，把緊密相連的工作流程拆分成多個瑣碎事由，破壞文件間的有機聯(lián)系。

（三）關(guān)注特殊文件

對于一些特殊文件，如跨年度完成的工作文件、聯(lián)合發(fā)文等，要特殊處理?？缒甓裙ぷ魑募筛鶕?jù)工作的主要完成階段或關(guān)鍵節(jié)點，將文件歸入相應(yīng)年度，同時做好備注說明，以便查閱時了解文件的時間跨度和工作全貌。聯(lián)合發(fā)文涉及多個單位，在排列時應(yīng)確保文件在各相關(guān)單位的檔案體系中都有合理的位置，可協(xié)商確定統(tǒng)一的排列規(guī)則，或在各自檔案中注明文件在其他單位的歸檔情況，方便相互參照。